Zalety e-faktury
W ostatnich latach za sprawą liberalizacji przepisów z zakresu rachunkowości powszechne staje się zastępowanie faktury w wersji papierowej dokumentami wysyłanymi w formie elektronicznej, których moc prawna niczym nie różni się od tradycyjnej faktury. Zalety ze stosowania e-faktur są widoczne zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak również dla jej odbiorcy.
W pierwszej kolejności podkreśla się ekonomiczne korzyści wynikające z posługiwania się fakturami w wersji elektronicznej. Każdy przedsiębiorca wykorzystujący e-fakturę zauważy już w skali pierwszego roku stosowania elektronicznej formy wymiany informacji zmniejszenie kosztów nakładanych na dział księgowości firmy. Odpadają mu bowiem koszty za drukowanie (tusz, papier, obsługę) oraz przesyłkę i dostarczenie faktury. Zmniejszają się także wydatki łożone na usługi księgowe, ponieważ każda wystawiona efaktura jest automatycznie rejestrowana w systemie, co z kolei pozwala uniknąć kłopotów związanych z powielaniem zapisów i innych błędów w wystawianych rachunkach.
Nie trzeba chyba dodawać, że zarówno odbiorca jak i wystawca mają stały dostęp do wystawionej e-faktury z każdego miejsca z dostępem do komputera i to w dowolnym czasie, co jest wygodnym i praktycznym rozwiązaniem, a jednocześnie pozwala wyeliminować problem związany z przechowywaniem dużej ilości rachunków. Tak więc niwelowane są koszty związane z obrotem i archiwizacją dokumentacji finansowej firmy.
Niezmiernie ważną zaletą wynikającą z posługiwania się fakturą elektroniczną jest także gwarancja otrzymania faktury jeszcze w dniu jej wystawienia, co z kolei znacznie ułatwia procedury rozliczeniowe związane z wcześniejszą zapłatą za fakturę VAT. Prowadzenie w przedsiębiorstwie księgowości on-line jest powszechnie stosowaną alternatywą dla obsługi księgowej oferowanej przez biuro rachunkowe, czy wykształconego księgowego.